Vai cuối cùng, và là vai mà cả trang này chưa đứng vào: bạn hoặc tổ chức của bạn viết ra một văn bản mà người khác sẽ dựa vào.
Bốn câu của trang này lúc ấy đọc ngược lại — và đọc ngược thì chúng trở thành một danh sách việc phải làm.
Chỉ viết những gì mình thật sự biết
Viết điều bạn ghi nhận được từ hồ sơ của chính mình, hoặc điều bạn trực tiếp chứng kiến.
Đừng viết những điều chỉ nghe người đề nghị kể lại — hoặc nếu có, hãy ghi rõ rằng đó là điều họ trình bày, không phải điều bạn xác nhận.
Một dòng phân biệt như vậy làm văn bản đáng tin hơn hẳn, chứ không yếu đi.
Đừng viết quá phạm vi của mình
Thiện chí muốn giúp dễ dẫn tới việc thêm vào những khẳng định mình không có cách nào biết.
Kết quả là một văn bản lẫn lộn: phần bạn xác nhận được và phần chỉ là thuật lại — và người đọc, khi thấy một phần vượt phạm vi, sẽ đọc cả tờ thận trọng hơn.
Một văn bản ngắn nói đúng điều bạn có tư cách nói thì mạnh hơn một văn bản dài.
Ghi lại sự việc, đừng đưa ra kết luận
"Ngày này, việc này đã diễn ra như sau" mạnh hơn nhiều so với "người này xứng đáng được hưởng điều kia".
Kết luận là việc của nơi sẽ quyết định. Việc của bạn là cung cấp dữ kiện mà chỉ bạn có.
Năm yếu tố hình thức cũng áp cho văn bản của bạn
- Ghi rõ nơi hoặc người cấp.
- Ký, kèm họ tên viết rõ và chức danh.
- Ghi ngày.
- Nếu là văn bản của một tổ chức, dùng đúng hình thức mà tổ chức vẫn dùng.
- Không để ô trống, không viết tay chèn thêm sau khi đã ký.
Thiếu một yếu tố thì người nhận mang đi cũng không dùng được — và họ sẽ phải quay lại chỗ bạn.
Giữ một bản cho mình
Ghi lại: cấp cho ai, ngày nào, nội dung gì, và dựa trên hồ sơ nào của bạn.
Nếu về sau có ai hỏi lại — và với những văn bản quan trọng thì điều đó xảy ra — bạn trả lời được ngay thay vì phải dựng lại từ trí nhớ.
Đây cũng là điều cho phép bạn cấp lại một bản giống hệt nếu người kia làm mất.
Nói rõ người nhận có xin lại được không
Một câu khi trao: nếu mất, anh chị quay lại đây xin lại được — hoặc ngược lại, đây là bản duy nhất.
Câu ấy mất năm giây và nó quyết định người nhận giữ tờ giấy cẩn thận tới mức nào.
Nếu tổ chức của bạn có thể cấp lại, hãy nói luôn cần gì để xin.
Hỏi người nhận họ sẽ dùng văn bản vào việc gì
Cùng một sự việc có thể được ghi theo nhiều cách, và cách nào phù hợp thì phụ thuộc vào nơi sẽ đọc nó.
Một câu hỏi ngắn khi họ đề nghị — anh chị nộp cái này ở đâu — thường giúp bạn viết đúng thứ họ cần ngay lần đầu.
Nó cũng cho bạn biết sớm nếu điều họ cần nằm ngoài phạm vi của bạn, để nói ra trước khi cả hai mất công.
Khi được đề nghị viết điều mình không nên viết
Sức ép này có thật, nhất là khi người đề nghị đang trong hoàn cảnh khó và điều họ nhờ nghe như đúng sự thật.
Nhưng bạn chịu trách nhiệm về chữ ký của mình, và một văn bản vượt phạm vi không giúp được họ — nó chỉ tạo thêm một vấn đề cho cả hai.
Cách giúp thật sự: viết đúng phần mình biết, và nói cho họ biết ai có tư cách xác nhận phần còn lại.
Nếu phát hiện văn bản mình đã cấp có sai sót
Đừng đề nghị người nhận sửa hay bỏ đi.
Cấp một văn bản mới, ghi rõ nó thay cho văn bản trước, và giữ bản ghi về cả hai — như vậy chuỗi vẫn rõ ràng và không ai phải giải thích một khoảng trống.
Điều bài này không làm
Không nêu hình thức bắt buộc, quy định về việc cấp văn bản hay trách nhiệm pháp lý ở bất kỳ nước nào.
Nếu tổ chức của bạn thường xuyên cấp văn bản mà người khác dựa vào, hãy hỏi luật sư một lần về phạm vi và hình thức — một lần đó áp dụng được cho rất nhiều lần sau.
Khi viết văn bản cho người khác thì nguyên tắc đầu tiên là gì?
Chỉ viết những gì mình thật sự biết — từ hồ sơ của chính mình hoặc điều mình trực tiếp chứng kiến.
Viết dài và đầy đủ có tốt hơn không?
Không. Một văn bản ngắn nói đúng điều bạn có tư cách nói mạnh hơn một văn bản dài có phần vượt phạm vi.
Nên ghi sự việc hay đưa kết luận?
Ghi sự việc. Kết luận là việc của nơi sẽ quyết định; việc của bạn là cung cấp dữ kiện mà chỉ bạn có.
Phát hiện văn bản mình đã cấp có sai sót thì sao?
Cấp một văn bản mới ghi rõ thay cho văn bản trước, và giữ bản ghi về cả hai — đừng đề nghị người nhận sửa hay bỏ đi.
