Cả trang này cho tới giờ đứng ở vai người đi lấy tài liệu. Còn một vai nữa mà ai cũng có lúc rơi vào: người được đưa.
Và trước khi dựa vào một tờ giấy ai đó trao cho mình, vẫn phải rà — đúng bốn câu ấy.
Vì sao vai này dễ chủ quan hơn
Vì tài liệu đến kèm một người, và bạn đánh giá người ấy thay vì đánh giá tờ giấy.
Nhưng người trao có thể hoàn toàn trung thực mà tài liệu vẫn không dùng được — họ cũng chỉ là người được đưa lại từ một chỗ khác.
Hai việc tách rời: tin người và rà tài liệu. Làm cả hai không mâu thuẫn nhau.
Bốn câu vẫn y nguyên
- Ai cấp, và họ có tư cách nói điều này không?
- Tài liệu này ra đời thế nào?
- Hình thức có đủ cho việc tôi định dùng nó không?
- Nếu cần một bản nữa thì xin ở đâu?
Câu thứ tư đặc biệt quan trọng ở vai này, vì bạn không phải người đi lấy và có thể không biết đường quay lại nguồn.
Hỏi người trao ba điều, một cách bình thường
Tài liệu này anh chị lấy ở đâu; lấy khi nào; và đây là bản gốc hay bản sao.
Ba câu này không phải chất vấn — chúng là câu hỏi mà bất kỳ ai cũng nên trả lời được về tài liệu mình đưa.
Nếu câu trả lời mơ hồ, đó không nhất thiết là dấu hiệu xấu, nhưng nó có nghĩa là bạn phải tự truy nguồn trước khi dựa vào.
Nhận từ một người trung gian thì thêm một câu
Khi tài liệu đi qua nhiều tay trước khi tới bạn, mỗi chặng là một chỗ có thể mất trang, mất bản gốc, hoặc thay bằng một bản khác.
Hỏi thêm: từ nơi cấp tới đây, tài liệu này đã qua những ai — câu trả lời cho biết bạn đang ở tầng mấy.
Khi bạn sắp ra một quyết định dựa trên tài liệu ấy
Mức độ rà phải tương xứng với hệ quả.
Với một việc nhỏ, biết tài liệu từ đâu ra là đủ. Với một quyết định khó đảo ngược hoặc liên quan tới tài sản, hãy tự kiểm ở nguồn thay vì dựa vào lời của người trao.
Và ở mức ấy, chi phí hỏi một người có chuyên môn luôn nhỏ hơn chi phí của một quyết định dựa trên tài liệu không đúng.
Đừng chuyển tiếp thứ mình chưa rà
Nếu bạn nhận một tài liệu rồi đưa tiếp cho một nơi khác, bạn trở thành một mắt trong chuỗi — và người nhận sau sẽ dựa vào việc bạn đã đưa.
Ít nhất hãy nói rõ: tôi nhận tài liệu này từ ai, và tôi chưa kiểm ở nguồn.
Câu ấy giữ cho trách nhiệm nằm đúng chỗ và giúp người sau biết họ cần kiểm gì.
Khi bạn nghi ngờ một tài liệu được đưa cho mình
Đừng nộp nó, đừng dựa vào nó, và cũng đừng vứt đi.
Hỏi lại người trao một cách thẳng thắn về nguồn gốc; nếu vẫn không rõ, hãy tự hỏi nơi được ghi là đã cấp.
Nếu tài liệu có hệ quả pháp lý và nghi ngờ vẫn còn, hãy hỏi luật sư trước bất kỳ bước nào — việc đã nhận và việc đã sử dụng là hai chuyện khác nhau.
Ghi lại việc nhận
Nhận tài liệu gì, từ ai, ngày nào, ở dạng nào.
Ghi chú này bảo vệ cả hai bên và nó trả lời được câu hỏi rất hay xuất hiện sau vài tháng: tờ này ở đâu ra.
Trong gia đình hoặc trong tổ chức thì càng nên rà
Ở những nơi mọi người tin nhau, không ai hỏi — và tài liệu đi qua nhiều tay mà chưa ai từng kiểm ở nguồn.
Việc rà không phải là thiếu tin tưởng; nó là việc mà đáng lẽ ai đó phải làm một lần, và thường thì chưa ai làm.
Làm một lần rồi ghi vào danh mục thì những người sau không phải làm lại.
Điều bài này không làm
Không nêu dấu hiệu nhận biết tài liệu không đúng, không nêu quy định của nước nào, và không nói tài liệu bạn nhận được có vấn đề hay không.
Truy nguồn thì hỏi nơi được ghi là đã cấp; hình thức thì hỏi nơi sẽ tiếp nhận; khi nghi ngờ và tài liệu có hệ quả pháp lý, hãy hỏi luật sư trước khi dùng.
Được người quen đưa tài liệu thì có cần rà không?
Có. Người trao có thể hoàn toàn trung thực mà tài liệu vẫn không dùng được — tin người và rà tài liệu là hai việc tách rời.
Nên hỏi người trao những gì?
Lấy ở đâu, lấy khi nào, và đây là bản gốc hay bản sao — ba câu mà ai cũng nên trả lời được về tài liệu mình đưa.
Rà tới mức nào?
Tương xứng với hệ quả: việc nhỏ thì biết nguồn là đủ; quyết định khó đảo ngược thì tự kiểm ở nguồn.
Có nên chuyển tiếp tài liệu mình chưa rà không?
Nếu phải chuyển, hãy nói rõ bạn nhận từ ai và chưa kiểm ở nguồn — câu ấy giữ trách nhiệm nằm đúng chỗ.
