Một tủ hồ sơ quá đầy cũng tệ như một tủ trống: không ai tìm được gì, và thứ quan trọng lẫn vào thứ không quan trọng.
Nhưng có một nhóm không bao giờ nên bỏ, dù trông vô dụng tới đâu — và biết nhóm ấy thì việc dọn dẹp trở nên an toàn.
Nhóm không bao giờ bỏ
- Mọi tài liệu thuộc nhóm không cấp lại được.
- Giấy tờ chứng minh bạn đã nộp hoặc đã giao gì, ngày nào, cho ai.
- Văn bản trả lời của một cơ quan, kể cả văn bản từ chối.
- Tài liệu cũ chưa truy được nguồn — nó có thể là manh mối về sau.
Bốn nhóm này chiếm rất ít chỗ, và mỗi nhóm đều là thứ không mua lại được bằng thời gian.
Vì sao giữ cả văn bản từ chối
Vì nó nói rõ một cơ quan đã đọc việc của bạn như thế nào và vì sao họ không giải quyết.
Thông tin ấy có giá trị khi bạn đi tới nơi khác, khi phải giải thích tiến trình, hoặc khi cần cho một người có chuyên môn hiểu nhanh tình hình.
Vứt đi vì thấy nó là tin xấu là bỏ mất một trong những tài liệu hữu ích nhất bạn có.
Nhóm bỏ được sau khi việc đã xong hẳn
Bản nháp, bản in thừa, bản sao chụp của những tài liệu vẫn xin lại được, và các phiên bản trung gian của một văn bản.
Điều kiện là việc đã xong hẳn — không còn bước nào, không còn ai có thể hỏi lại.
Trước thời điểm đó, giữ hết; chi phí giữ gần như bằng không so với chi phí phát hiện mình đã bỏ nhầm.
Nghi ngờ thì giữ
Nguyên tắc gọn cho mọi trường hợp còn lại.
Cái mất khi giữ thừa là một chút chỗ. Cái mất khi bỏ nhầm có thể là cả một vòng làm lại, hoặc một thứ không dựng lại được.
Hai thứ ấy không cân xứng, nên lựa chọn là rõ ràng.
Dọn bằng cách tách ra, không bằng cách bỏ đi
Thay vì quyết định bỏ hay giữ, hãy chia làm ba: đang dùng, đã xong, và chưa rõ.
Nhóm "đã xong" cất riêng ở chỗ xa hơn; nhóm "chưa rõ" giữ lại và ghi một dòng vào danh mục.
Cách này cho bạn một tủ gọn mà không phải ra quyết định nào khó đảo ngược.
Hỏi trước khi bỏ bất cứ thứ gì liên quan tới một việc chưa khép
Một việc trông như đã xong vẫn có thể còn bước thi hành, còn thời hạn nào đó, hoặc còn liên quan tới một việc khác trong chùm.
Câu hỏi đơn giản: việc này đã khép hẳn chưa, và sau này có ai có thể hỏi lại về nó không.
Với những việc có giá trị lớn hoặc liên quan tới nhiều người, hãy hỏi luật sư thay vì tự quyết.
Thời hạn phải lưu là một câu hỏi riêng
Với một số loại việc, có quy định về việc phải giữ tài liệu trong bao lâu — và điều đó khác nhau theo từng nơi và từng loại việc.
Trang này không nêu bất kỳ con số nào. Nếu việc của bạn thuộc loại có khả năng bị hỏi lại về sau, hãy hỏi nơi tiếp nhận hoặc luật sư trước khi bỏ gì.
Đừng dọn hồ sơ lúc đang bực
Việc dọn dẹp hay được làm vào lúc thấy ngán ngẩm vì tủ quá đầy — và đó là lúc người ta bỏ đi những thứ đáng lẽ phải giữ.
Nếu đang muốn vứt cho nhẹ, hãy chuyển nhóm "đã xong" ra chỗ khác thay vì bỏ, rồi để một thời gian.
Gần như không có tình huống nào mà việc bỏ tài liệu là gấp, nên không có lý do gì quyết định nhanh.
Khi bỏ thì bỏ cho an toàn
Tài liệu có thông tin cá nhân không nên bỏ nguyên vẹn vào thùng rác.
Huỷ cho không đọc được là việc nhỏ, và nó tránh được một nhóm rủi ro hoàn toàn khác với những gì bài này bàn tới.
Điều bài này không làm
Không nêu thời hạn phải lưu giữ tài liệu của bất kỳ loại việc nào ở bất kỳ nước nào.
Trước khi bỏ tài liệu của một việc chưa khép hẳn, hãy hỏi nơi tiếp nhận hoặc luật sư — và với nhóm không cấp lại được thì đừng bỏ, kể cả khi việc đã xong.
Nhóm nào không bao giờ nên bỏ?
Tài liệu không cấp lại được, giấy chứng minh đã nộp hay đã giao gì, văn bản trả lời của cơ quan kể cả văn bản từ chối, và tài liệu cũ chưa truy được nguồn.
Vì sao giữ cả văn bản từ chối?
Vì nó nói rõ một cơ quan đã đọc việc của bạn thế nào và vì sao không giải quyết — thông tin rất hữu ích khi đi tới nơi khác.
Nguyên tắc chung khi phân vân là gì?
Nghi ngờ thì giữ. Cái mất khi giữ thừa là một chút chỗ; cái mất khi bỏ nhầm có thể là cả một vòng làm lại.
Nên dọn hồ sơ thế nào?
Chia ba: đang dùng, đã xong, chưa rõ — cất nhóm đã xong ra xa hơn và giữ lại nhóm chưa rõ.
