Những khác biệt máy móc nhất lại gây ra nhiều lỗi thật nhất, vì không ai nghĩ chúng đáng kiểm.
Một ngày bị đọc ngược có thể đi suốt cả hồ sơ và chỉ lộ ra khi ai đó đối chiếu với một tài liệu khác.
Ngày tháng là chỗ nguy hiểm nhất
Hai hệ thống có thể viết ngày theo hai thứ tự khác nhau, và với những ngày mà cả hai số đều nhỏ thì không cách nào biết bản nào đúng nếu chỉ nhìn con số.
Hệ quả: một ngày sinh, một ngày lập văn bản, hoặc một mốc quan trọng có thể bị hiểu lệch vài tháng.
Cách phòng đơn giản: trong mọi phần bạn tự viết, ghi tháng bằng chữ. Không con số nào đọc ngược được khi tháng đã viết thành chữ.
Thứ tự họ và tên
Cách đặt họ trước hay sau khác nhau, và khi một cái tên được nhập vào một hệ thống quen với cách khác thì phần nào rơi vào ô nào không phải lúc nào cũng đúng.
Hậu quả thường thấy là phần tên đệm bị hiểu thành tên chính hoặc bị lược bỏ vì hệ thống không có ô cho nó.
Khi điền bất kỳ biểu mẫu nào, hỏi rõ ô nào cần phần nào — và giữ nguyên một cách viết cho toàn bộ hồ sơ.
Đơn vị và cách ghi số
Dấu ngăn phần thập phân, cách nhóm chữ số hàng nghìn, và các đơn vị đo đều có thể khác nhau.
Với những tài liệu có số liệu, một con số bị đọc theo quy ước khác có thể lệch rất xa — và người đọc không có lý do gì nghi ngờ nó.
Nếu tự viết, hãy ghi rõ đơn vị bằng chữ bên cạnh; nếu tài liệu do bên khác lập, hãy hỏi cách đọc khi có bất kỳ nghi ngờ nào.
Địa chỉ và địa danh
Thứ tự các phần của một địa chỉ khác nhau giữa các nơi, và một địa danh có thể có nhiều cách viết.
Trong hồ sơ, điều quan trọng không phải viết theo cách nào mà là viết giống nhau ở mọi chỗ — người đọc cần nối được các tài liệu với nhau.
Một quy tắc duy nhất giải quyết phần lớn nhóm này
Chọn một cách viết cho mỗi thứ — tên, ngày, địa chỉ — và dùng đúng cách ấy trong toàn bộ hồ sơ.
Ghi bảng quy ước ấy vào danh mục tài liệu của bạn, để những lần điền biểu mẫu về sau không bị lệch.
Cách viết nào đúng thì tuỳ nơi tiếp nhận; sự nhất quán thì luôn là của bạn.
Khi tài liệu gốc đã viết theo cách khác
Đừng sửa tài liệu và cũng đừng viết lại theo cách của mình trong bản dịch.
Bản dịch phản ánh trung thực bản gốc; nếu cần làm rõ, người dịch ghi chú chứ không đổi.
Còn trong những phần bạn tự khai, hãy khai theo đúng tài liệu gốc — sự khớp nhau giữa hai thứ quan trọng hơn việc chọn cách viết nào.
Kiểm chéo bằng một bảng ngắn
- Tên đầy đủ của từng người, viết đúng một cách.
- Ngày quan trọng, tháng ghi bằng chữ.
- Địa chỉ và địa danh, một cách viết.
- Các con số kèm đơn vị viết bằng chữ.
Bảng này đặt cạnh hồ sơ khi điền bất cứ gì, và nó loại bỏ gần hết nhóm lỗi máy móc.
Giữ một bản ghi các cách viết đã dùng ở từng nơi
Khi hồ sơ trải qua hai hệ thống, cùng một thông tin có thể đã được ghi theo hai cách ở hai bên — và cả hai đều đang tồn tại trong giấy tờ thật.
Ghi lại: ở nơi nào tên được viết thế nào, ngày được ghi theo cách nào.
Bản ghi ấy giúp bạn không bị bất ngờ khi thấy giấy tờ của chính mình trông khác nhau, và giúp giải thích được khi ai đó hỏi.
Đọc lại bản dịch bằng mắt người biết sự việc
Người dịch không biết ngày nào là ngày gì trong đời bạn; bạn thì biết.
Kiểm từng ngày, từng tên, từng con số — mười lăm phút này bắt được loại lỗi mà không ai khác phát hiện được.
Điều bài này không làm
Không nêu quy ước viết ngày, số hay tên của bất kỳ nước nào, và không nói cách viết nào là đúng ở đâu.
Cách viết được chấp nhận hỏi nơi tiếp nhận; chỗ sai trên tài liệu gốc thì xử lý ở nơi đã cấp, không sửa bằng bản dịch.
Vì sao ngày tháng hay bị đọc lệch?
Vì hai hệ thống viết theo hai thứ tự khác nhau, và với những ngày mà cả hai số đều nhỏ thì không cách nào biết bản nào đúng.
Cách phòng đơn giản nhất là gì?
Trong mọi phần bạn tự viết, ghi tháng bằng chữ — không con số nào đọc ngược được khi tháng đã viết thành chữ.
Nên viết tên theo cách nào?
Cách nào đúng thì tuỳ nơi tiếp nhận, nhưng phải giống nhau ở mọi chỗ trong hồ sơ — người đọc cần nối các tài liệu với nhau.
Tài liệu gốc viết khác thì sửa trong bản dịch được không?
Không. Bản dịch phản ánh trung thực bản gốc; nếu cần làm rõ thì ghi chú, và phần bạn tự khai nên khớp với tài liệu gốc.
