Việc này làm ở cùng quầy với xác nhận bản sao, gọi gần giống nhau, và xác nhận một điều hoàn toàn khác.
Nhầm hai thứ là một trong những lý do phổ biến nhất khiến người ta phải quay lại lần thứ hai.
Nó xác nhận đúng một điều
Rằng một người cụ thể đã ký vào văn bản này, trước mặt người có thẩm quyền, và người ấy đúng là người họ tự nhận.
Nó không nói nội dung văn bản là đúng, không nói người ký có quyền làm điều họ đang cam kết, và không nói văn bản có hiệu lực.
Ba điều ấy thuộc về những chuyện khác hẳn.
Vì sao việc này lại cần tới thế
Vì với một văn bản do chính bạn lập, người đọc không có cách nào biết chữ ký trên đó có phải của bạn không.
Ai cũng ký được một cái tên. Xác nhận chữ ký lấp đúng khoảng trống ấy: có người có thẩm quyền đã đối chiếu giấy tờ tuỳ thân và chứng kiến việc ký.
Đây là lý do nhiều loại văn bản chỉ được chấp nhận khi đã qua bước này.
Khác biệt với xác nhận bản sao, nói gọn
- Xác nhận bản sao — về một bản chụp, so với bản được đưa ra.
- Xác nhận chữ ký — về một con người, so với giấy tờ tuỳ thân của họ.
Một bên nhìn giấy, một bên nhìn người. Và vì bên thứ hai nhìn người nên nó đòi người đó phải có mặt.
Hệ quả: bạn phải đi, không nhờ được
Đây là khác biệt thực tế lớn nhất và hay làm hỏng kế hoạch.
Bản sao thì ai mang đi cũng được. Chữ ký thì chính người ký phải tới, mang giấy tờ tuỳ thân, và ký tại chỗ.
Vì thế khi lên lịch, hãy tách rõ hai nhóm việc: nhóm nhờ được và nhóm phải tự đi — nhất là khi có người trong nhà đang ở xa.
Đừng ký trước khi tới
Một văn bản đã ký sẵn ở nhà thường không làm được bước này, vì người có thẩm quyền không chứng kiến việc ký.
Mang văn bản chưa ký, ký tại chỗ. Nghe đơn giản nhưng đây là lỗi rất hay gặp và nó làm mất cả một chuyến đi.
Nếu không chắc, hỏi trước: tôi nên ký ở nhà hay ký tại chỗ.
Đọc kỹ trước khi đi
Vì bạn sẽ ký tại chỗ và thường không có nhiều thời gian đọc ở đó, hãy đọc kỹ ở nhà.
Nếu văn bản bằng thứ tiếng bạn không thạo, xin bản dịch và đọc trước — đừng ký một văn bản chưa hiểu, kể cả khi người đưa là người quen.
Đây là nguyên tắc không có ngoại lệ trong cả trang này.
Khi người phải ký đang ở nước khác
Việc này thường phải làm ở nơi có thẩm quyền tại nơi người đó đang sống, hoặc tại cơ quan đại diện của nước mình ở đó.
Cách thức và điều kiện khác nhau theo từng nơi, nên phải hỏi chính nơi đó — và hỏi sớm, vì việc đặt lịch có thể mất thời gian.
Với người Việt ở nước ngoài, cơ quan đại diện Việt Nam tại nước đang sống là nơi hỏi cho phần phía Việt Nam.
Kiểm phần ghi của người xác nhận trước khi rời quầy
Sau khi làm xong, nhìn lại phần do người có thẩm quyền ghi: có đủ ngày không, có tên và chức danh của họ không, có ghi rõ họ đã xác nhận điều gì không.
Phần ấy chính là thứ nơi tiếp nhận đọc, và một chi tiết thiếu ở đó làm hỏng cả bước vừa làm.
Phát hiện ngay tại chỗ thì sửa mất vài phút; phát hiện ở nơi nộp thì phải quay lại từ đầu.
Nhiều người cùng ký thì tính sao
Nếu một văn bản cần nhiều chữ ký được xác nhận, thường tất cả những người ấy đều phải có mặt — có thể cùng lúc hoặc lần lượt.
Hỏi trước xem nơi thực hiện chấp nhận cách nào, vì sắp xếp cho nhiều người cùng có mặt là việc mất thời gian nhất trong cả quá trình.
Giữ bản đã xác nhận cẩn thận
Với nhiều văn bản loại này, bản đã ký và được xác nhận là bản duy nhất — không có nơi nào giữ bản thứ hai để cấp lại.
Nghĩa là nó thuộc nhóm tài liệu duy nhất, và nên được cất giữ theo cách của nhóm ấy.
Điều bài này không làm
Không nêu nơi nào thực hiện, thủ tục, giấy tờ cần mang hay quy định của bất kỳ nước nào.
Hỏi nơi thực hiện về cách làm và giấy tờ cần mang; hỏi nơi tiếp nhận xem văn bản của bạn có cần bước này không; trước khi ký thứ có hệ quả pháp lý, hãy hỏi luật sư.
Xác nhận chữ ký xác nhận điều gì?
Rằng một người cụ thể đã ký trước mặt người có thẩm quyền và đúng là người họ tự nhận — không nói nội dung đúng hay văn bản có hiệu lực.
Khác xác nhận bản sao ở chỗ nào?
Xác nhận bản sao nhìn giấy; xác nhận chữ ký nhìn người — nên nó đòi chính người ký phải có mặt.
Có nên ký sẵn ở nhà rồi mang đi không?
Không. Người có thẩm quyền phải chứng kiến việc ký, nên mang văn bản chưa ký và ký tại chỗ.
Người phải ký đang ở nước khác thì sao?
Thường làm ở nơi có thẩm quyền tại nơi họ đang sống, hoặc tại cơ quan đại diện — hỏi sớm vì việc đặt lịch có thể mất thời gian.
