Tài liệu nào cũng đến từ một trong ba loại nguồn, và biết tài liệu của mình thuộc loại nào là biết nó làm được việc gì.
Ba loại này không xếp trên dưới — chúng chứng minh ba thứ khác nhau, và dùng nhầm chỗ là nguồn của rất nhiều hồ sơ bị đặt sang một bên.
Loại một: nơi được giao ghi nhận chính sự việc
Đây là loại có sức nặng lớn nhất trong phạm vi của nó, vì tài liệu là bản nói ra của một hệ thống ghi chép chính thức.
Nó chứng minh được rằng một sự việc đã được ghi nhận, vào lúc nào, với nội dung gì.
Điều nó không chứng minh: những gì nằm ngoài phạm vi ghi nhận ấy, kể cả khi chúng có xuất hiện trên cùng tờ giấy.
Loại hai: một bên tham gia chính sự việc
Một tổ chức xác nhận điều đã diễn ra giữa họ với bạn; một bên ghi lại việc mình đã làm.
Loại này chứng minh tốt những gì thuộc về quan hệ giữa hai bên, vì họ là người trực tiếp biết.
Điểm yếu của nó là bên đó có lợi ích trong sự việc — không phải vì họ không trung thực, mà vì người đọc buộc phải tính tới điều đó. Bài riêng của chuyên mục này bàn kỹ hơn.
Loại ba: người quan sát hoặc người có chuyên môn bên ngoài
Một người không có lợi ích trong sự việc ghi lại điều họ thấy, hoặc đưa ra nhận định trong lĩnh vực của mình.
Giá trị của loại này đến từ hai thứ: sự độc lập, và chuyên môn.
Nhưng nó thường không thay được loại một trong những việc mà hệ thống đã có nơi ghi nhận riêng — vì ở đó, điều cần là bản ghi chính thức chứ không phải một nhận định.
Cùng một sự việc, ba loại nói ba điều khác nhau
Một sự việc được ghi nhận chính thức, được một bên liên quan mô tả, và được một người ngoài nhận xét — ba tài liệu ấy không mâu thuẫn nhau mà bổ sung nhau.
Chúng chỉ mâu thuẫn khi bạn dùng một loại để làm việc của loại khác.
Cách tránh: với mỗi điều cần chứng minh, hỏi nơi tiếp nhận rằng họ cần loại nguồn nào.
Dấu hiệu nhận ra tài liệu thuộc loại nào
- Nơi cấp có phải là nơi giữ một hệ thống ghi chép về loại sự việc này không?
- Người lập có phải là một bên trong chính sự việc không?
- Người lập có lợi ích gì trong kết quả không?
- Tài liệu ghi lại điều đã diễn ra, hay đưa ra một nhận định?
Bốn câu này phân loại được gần như mọi tài liệu trong vài giây.
Vì sao nhiều người dùng nhầm loại
Vì loại hai và loại ba thường dễ lấy hơn nhiều so với loại một.
Khi loại một khó lấy — ở xa, mất thời gian, thủ tục rườm rà — sức ép thay thế bằng thứ dễ hơn là rất lớn.
Nhưng thay thế chỉ có ý nghĩa khi nơi tiếp nhận chấp nhận sự thay thế ấy, và đó là câu phải hỏi trước chứ không phải sau khi đã tốn công.
Khi nơi tiếp nhận chấp nhận nhiều loại cùng lúc
Ở một số việc, người ta không đòi một bản ghi duy nhất mà xem xét nhiều nguồn cùng nhau.
Trong trường hợp đó, sự nhất quán giữa các nguồn trở nên quan trọng: nhiều nguồn độc lập nói cùng một điều mạnh hơn hẳn một nguồn nói mạnh.
Việc một loại việc cụ thể có chấp nhận như vậy hay không thì chỉ nơi đó trả lời được.
Một tờ giấy có thể mang hai loại nguồn cùng lúc
Chuyện này hay xảy ra và ít người để ý: một tài liệu chính thức ghi lại sự việc thuộc phạm vi của nơi cấp, nhưng trong đó có một phần chép lại lời khai của người đi làm thủ tục.
Phần thứ nhất thuộc loại một; phần thứ hai thật ra chỉ là lời của người khai, dù nó nằm trên một tờ giấy có dấu.
Vì thế đừng đọc cả tờ như một khối có cùng sức nặng. Với mỗi thông tin quan trọng, hỏi một câu: nơi cấp biết điều này từ đâu — từ sổ sách của họ, hay từ điều ai đó đã nói với họ.
Loại nguồn không đổi theo thời gian, nhưng khả năng lấy thì đổi
Một cơ quan có thể ngừng cấp một loại tài liệu; một tổ chức có thể giải thể; một người có thể không còn.
Vì thế nếu bạn biết mình sẽ cần một tài liệu từ một nguồn nào đó, lấy sớm luôn an toàn hơn — trừ khi nó thuộc nhóm có thời hạn hiệu lực.
Điều bài này không làm
Không nêu cơ quan nào cấp tài liệu gì, không nói loại nguồn nào được chấp nhận cho việc gì ở bất kỳ nước nào.
Hỏi nơi sẽ tiếp nhận xem họ cần loại nguồn nào; hỏi chính cơ quan hoặc tổ chức xem họ cấp được cái gì; việc có tranh chấp thì hỏi luật sư.
Có mấy loại nguồn tài liệu?
Ba: nơi được giao ghi nhận chính sự việc, một bên tham gia sự việc, và người quan sát hoặc có chuyên môn bên ngoài.
Ba loại này có xếp trên dưới không?
Không. Chúng chứng minh ba thứ khác nhau, và vấn đề chỉ xuất hiện khi dùng loại này làm việc của loại kia.
Vì sao nhiều người dùng nhầm loại?
Vì loại hai và ba thường dễ lấy hơn loại một, nên khi loại một khó lấy thì sức ép thay thế rất lớn.
Nhiều nguồn cùng nói một điều có mạnh hơn không?
Ở những việc chấp nhận xem xét nhiều nguồn thì có — nhiều nguồn độc lập nhất quán mạnh hơn một nguồn nói mạnh.
